Работа HR-а с электронной почтой в 2020 году + анти-чек-лист

Ежедневно HR и рекрутеры работают с электронной почтой, отправляют письма кандидатам, делают корпоративную рассылку, отвечают на сообщения и т.д. Чтобы не попадать в спам, важно знать некоторые особенности, о которых мы поговорим в статье. Также команда Hurma подготовила анти-чек-лист: 9 способов попасть в спам.

Топ сервисов электронной почты

Чтобы вам было удобно работать с электронной почтой, важно подобрать подходящий сервис. 

Gmail

Один из самых популярных провайдеров электронной почты. В 2020 году, количество пользователей почтового сервиса Gmail составляет 1.8 миллиарда. Софт от Google привлекает пользователей удобным интерфейсом и автоматической фильтрацией писем по трем категориям: промоакции, соцсети, важное. 

У Gmail есть блокировка нежелательных писем, 15 GB облачного хранилища и это бесплатно. 

Outlook

Почтовый сервис от еще одного мирового гиганта – Microsoft с 400 миллионами пользователей. В Outlook есть календарь, фильтр сообщений и интеграция со следующими приложениями: Skype, Facebook, PowerPoint, PayPal, Trello. 

У сервиса простой интерфейс – папки и инструменты размещены слева, панель предварительного просмотра – справа. 

Yahoo Mail

Один из главных конкурентов Gmail. Почтовый сервис Yahoo Mail используют 225 миллионов пользователей. Это не удивительно, поскольку объем хранилища в Yahoo Mail – 1 терабайт. 

В сервисе есть блокировка спама и возможность выбрать дизайн интерфейса. Почта Yahoo позволяет быстро находить фотографии, видео и документы, которые вы прикрепляли или получали в сообщениях. 

Email-рассылка: кому и зачем нужна

Рекрутинг

Имейл-рассылки – отличный способ поддерживать контакт даже с теми, для кого у вас пока нет предложений по работе. Предложите им подписаться на вашу рассылку и отправляйте полезные статьи или списки новых вакансий.

Какие еще письма отправляют соискателям? Уведомление с предложением рассмотреть вакансию, сообщение с результатами интервью или же job offer. В нем отправляется информация о зарплате, графике работы, должности, обязанностях и т.д.

Email-рассылка и HR-бренд

Рассылка новостей компании значительно повышает ее узнаваемость. В письмах можно описывать мероприятия, мастер-классы, дни открытых дверей и другие события.

На сайте компании можно создать форму быстрой подписки на рассылку, в которой пользователи будут оставлять свои данные. Отправляя подписчикам полезный контент с новостями компании, новыми вакансиями с подробным описанием, вы не только повышаете HR-бренд, но и привлекаете новых специалистов.

Корпоративная email-рассылка

Очень полезная вещь, поскольку с её помощью можно проводить обучение, адаптацию новичков, поздравлять коллег и сотрудников с днем рождения или годовщиной работы. 

Имейл-рассылки уменьшают количество рутины HR-а и упрощают адаптацию новичков. Конечно, живое общение с руководителем и коллегами рассылка не заменит. Но часть информации удобнее передавать в электронном виде, создав несколько welcome-писем.

Что отправлять новичку в рассылке?

1. Первым этапом идет отправление оффера. 

2. За день до начала работы, можно отправить сотруднику сообщение с подробным описанием организационных моментов: что взять с собой, где можно пообедать и т.д.

3. В день выхода на работу, отправьте сотруднику дружелюбное приветствие, опишите задачи, расскажите о команде, с которой он будет работать. Параллельно можете отправить всем коллегам новость о новом сотруднике, рассказав немного о его увлечениях и интересах.

4. Отправьте новичку информацию о компании, корпоративной культуре и традициях в коллективе.

Сотрудникам можно отправлять информацию об изменениях в компании, новостях, поздравлениях и новых проектах. 

Отслеживание открытия писем

Open rate (показатель открытия писем) – один из самых главных факторов для оценки эффективности email-рассылки. Если вы отправили 10 000 писем, открыло их 10 человек, open rate составляет 0.1% и это мало. 

Чтобы узнать, сколько человек открыло ваше сообщение, используйте плагины для email, например Mailtrack или ContactMonkey. Работают эти плагины по двум методам.

1. Вставка однопиксельной картинки

Плагин вставляет в письмо прозрачную картинку размером 1х1. Когда пользователь открывает сообщение, на сервер приходит оповещение и можно отследить, какое письмо было прочитано. 

2. Переход по ссылке

В письме размещается ссылка со специальным кодом. Все переходы по ней отображаются на сервере. По коду можно понять из какой рассылки к вам пришел пользователь. Метод перехода по ссылкам отлично дополняет первый способ со вставкой картинки. Если картинку не открывали, статистику дополняют переходы по ссылкам. 

Как не попасть в спам?

Вся работа с маркетинговой стратегией, исследованием и сегментированием ЦА, созданием продающего текста и дизайном – без толку, если ваша рассылка попадает в спам. 

Почтовые провайдеры используют антиспам-фильтры, чтобы уберечь пользователей от недоброжелателей. 

Чтобы проверить, может ли ваше письмо попасть в спам, используйте специальные сервисы. Например, mail tester. Этот сервис оценит репутацию вашего домена и определит уровень спама в рассылке. Перед отправкой письма, можно проверить его в mail tester. 

Также для проверки спамности есть сервис Spamassassin. Он проверяет рассылку и выставляет баллы. 0-4 балла – ваше сообщение дойдет до получателя, 4-6 – есть шанс попасть в спам, от 6 – письмо отправится сразу в спам. 

Если вы не хотите, чтобы письма попали в спам, проверяйте их содержание. Мы подготовили анти-чек-лист, чтобы вам помочь

Анти-чек-лист: 9 способов попасть в спам

1. ВНИМАНИЕ!!! Обязательно пишите название через Caps Lock и, пожалуйста, побольше восклицательных знаков (!!!!!!). Пусть все слышат виртуальный крик.

2. Суперсимволы. Добавьте креатив и напишите текст не обычным шрифтом, а с заменой символов: SупеR предлOжениE и тому подобное – бесплатный билет в спам.

3. Сразу к делу. В заголовке используйте все призывы к действию: «Покупай», «Забирай приз», «Заказывай у нас», «Приходи». 

4. Без слов. К чему вообще текс? Замените его мотивирующими картинками.

5. Режим инкогнито – вкл. Не указывайте в письме свой адрес и название компании, эту информацию должны получать лишь избранные.

6. Оставляйте читателя без выбора. Не стоит указывать в сообщении, где можно отписаться от рассылки. 

7. Мне письмо потяжелее, пожалуйста. Спам-фильтры точно заметят сообщения размером в 2-3 МБ.

8. Напоминайте о себе! Отправляйте письма каждый день, чтобы о вас не забыли.

9. Стоп-слова! Используйте в сообщении как можно больше стоп-слов:

• купить, заказать;
• дополнительный заработок, легкие деньги;
• открой свой бизнес, фриланс, сам себе начальник;
• деньги, доллары, наличные, супер доход;
• 100% самые низкие цены;
• скидки, новинки, инвестиции в будущее; 
• не удаляйте, срочно, выгодно.

Это лишь малая часть стоп-слов, но если их использовать в письме – путевка в спам обеспечена.

HR-специалисты и электронная почта

Мы надеемся, что наша статья поможет вам выбрать для себя оптимальный почтовый провайдер и настроить email-рассылку, которая не попадет в спам, а привлечет в вашу компанию новых специалистов. 

• Рекрутинг
• Чек-лист